Mit dem OVIO Virtual Assistant kann man beliebige Native Applikationen (Software auf Ihrem PC) oder Web-Prozesse (Browser basierte Anwendungen und Webseiten) aufnehmen. Diese Prozesse werden nach Bestätigung automatisch in der Online-Bibliothek Ihrer Sprachwahl ablegen und einsortiert. Wie die Native Aufzeichnung funktioniert, werden wir in diesem Kapitel genaustens besprechen. Zu Erklärung einer Web-Aufzeichnung nutzen Sie bitte folgenden Link: https://helpdesk.ovio365.com/?p=541 

In diesem Bereich werden wir uns im Detail mit der Nativen Aufzeichnung auseinandersetzen. Diese findet im OVIO Virtual Assistant statt um eine Erkennung auf Betriebssystem Ebene zu realisieren.

Um diese Schaltfläche Aufnahme geht es in diesem Kapitel

1. Wichtige Vorbereitung vor der Aufzeichnung

Einige Schritte sind vor der Nativen Aufnahme zu beachten:

1.) Bildschirm Skalierung muss auf 100% gesetzt werden damit eine Aufzeichnung erfolgen kann. Sollte dies nicht der Fall sein wird der Assistent Sie beim Start darüber Benachrichtigen und an die richtige Stelle leiten damit diese Einstellung getätigt werden kann.

2.) Empfohlen ist, dass während der Aufnahme die Desktopsymbole ausblenden werden, um unerwünschte mittschnitte in den Prozessen zu vermeiden.

3.) Sie sollten sich vor der Aufnahme ein wenig Gedanken machen, wie der Ablauf der Aufzeichnung sein sollte. Dies erspart unnötige Fehlversuche, Bearbeitungsaufwand und Löschvorgänge.

4.) Bitte beachten bei der Nativen Aufzeichnung sollte man langsam und sorgfältig klicken und auf die Aufnahmeleiste achten. Diese symbolisiert, wenn Sie beschäftigt ist.

2. Unterschied zwischen Web und Native Aufzeichnung

In den untenstehenden Screenshot kann man sehen, dass es einige Unterschiede zwischen einer Nativen und einer Web-Anwendung gibt. Der OVA ist schlau genug dieses zu unterscheiden und empfiehlt die richtige Verwendung.

3. Erklärung des Aufnahmemenüs

Aufnahmemenu Native Aufzeichnung

Der Applikationsname in Form eine Endung z.B. .exe. Unter diesem Namen wird man im Anschluss den Prozess in der Bibliothek wiederfinden.

Anwendungsname im Titel in diesem Fall „Dokument1 – Word“

Nur aktives Fenster ist in diesem Fall nicht aktiviert welches den Standard entspricht. Somit wird der OVA nur Aktionen in der Ausgewählte Applikation aufnehmen.

Mit einem Klick auf Native Aufzeichnung wechselt der Assistent in den Aufnahme Modus.

Mit einem Klick auf Kontext Erfassung starten Sie die Aufnahme der Kontext Erkennung und können Arbeitsabläufe erstellen.

3.1. Native Aufzeichnung – Aufnahme Leiste

Zuerst müssen wir grundlegend die Statusleiste der Aufnahme verstehen hierzu 2 Screenshots.

Die Grüne Aufnahmeleiste symbolisiert das der Assistent die Aufnahme begonnen hat und ab jetzt jeder klick in der Ziel Anwendung mit aufgenommen wird. Hier gibt es dieselben 3 Steuerelemente:

1.) Der leere Kreis kann genutzt werden, um den Assistenten zurück in die Warteposition (Pause) zu bringen.

2.) Das Upload Symbol stoppt die aktive Aufzeichnung und lädt den Content hoch.

3.) Das Abbruch Symbol unterbricht und verwirft alle Schritte, die bis jetzt aufgezeichnet wurden.

3.2 Native Aufzeichnung – Aufnahme Ramen

3.3 Native Aufzeichnung – Abschluss

Nachdem Sie auf das Upload Symbol geklickt haben, erscheint dieser Dialog

Mit einem Klick auf Upload laden Sie die Aufzeichnung in die OVIO-Cloud und das EPSS Studio öffnet sich automatisch.

Wenn Sie die Aufzeichnung verwerfen wollen, klicken Sie auf Abbrechen. Die getätigte Aufnahme wird verworfen.

Mit einem Klick auf Lokale Aufzeichnungsdaten anzeigen öffnet sich der Ordner, indem die temporären Dateien der Aufzeichnung hinterlegt sind. Dies wird nur genutzt bei Fehleranalysen.

In diesem Bereich werden wir uns im Detail mit der Kontext Erfassung auseinandersetzen. Diese findet ausschließlich im OVIO Virtual Assistant statt um eine Erkennung auf Betriebssystem Ebene und Web zu kombinieren.

In einer Kontext Erfassung geht es darum verschiedene Applikationen oder Webseiten unter einem Suchergebnis zusammenzuführen und zusätzlich dazu können beliebe Aufzeichnungen und Arbeitsabläufe vollständig definiert werden.

Um diese Schaltfläche Aufnahme geht es in diesem Kapitel

1. Erklärung des Aufnahmemenüs

Aufnahmemenu Native Aufzeichnung

Um diese Schaltfläche Kontext Erfassung geht es in diesem Kapitel.

2. Kontext Erfassung Starten

Sobald Sie auf die Schaltfläche Kontext Erfassung geklickt haben, erscheint im Assistenten diese Ansicht. Ab jetzt werden alle Klicks, die Sie tätigen in den Kontext mit aufgenommen. In diesem Beispiel nutzen wir Word, Excel und PowerPoint. In den Meta-Daten können Sie einen beliebigen Titel vergeben. Kontexte, die zu viel aufgenommen wurden, können Sie anhand der drei Punkte löschen. Dies kann aber auch noch im Nachgang in der Bearbeitung durchgeführt werden.

Mit einem Klick auf weiter gelangen Sie in die Bearbeitung

Mit einem Klick auf Abbrechen verwirft der OVA alle Erfassungen.

2.1 Modal nach dem Upload

Sobald Sie auf weiter geklickt haben, öffnet sich diese Ansicht im OVIO-Browser.

Hier gibt es nun 5 Möglichkeiten diesen Kontext anzupassen:

1.) Titel = Name des Kontext Projekts

2.) Beschreibung = Beschreiben Sie hier, was in diesem Kontext geschehen wird.

3.) Zielsetzung = Nachdem der Mitarbeiter diesen Kontext genutzt hat er welches Wissen erlangt?

4.) Fenster = Die Automatisch Erfassten Kontexte diese können Sie bei Bedarf entfernen.

5.) Keywords = Schlagwörter unter dem dieser Kontext gefunden werden soll.

2.2 Übersicht Bearbeitung

Dies ist nun die Bearbeitungsoberfläche hier gibt es einige Möglichkeiten diesen Kontext zu erweitern.

Die Bearbeitungsleiste besteht aus 6 Schaltflächen:

1.) Metadaten = Wie im Punkt 2.1 angezeigt können Sie das Fenster erneut öffnen.

2.) Dateien = Beliebige Dateien an diesen Kontext anhängen

3.) Deeplinks = Verschiedene Arten von Verlinkungen in diesen Kontext anhängen

4.) Referenzen = Hier können Sie verschiedene Projekte aus Ihrer vorhandenen Bibliothek einbinden

5.) Video = Videoaufnahmen durch OVIO generieren und anhängen

6.) Zuweisen = Nach erfolgreicher Bearbeitung diesen Kontext an Mitarbeiter zuweisen.

Sobald Sie den Workflow aktiveren, besteht die Möglichkeit eine Reihenfolge aller referenzierten Ressourcen zusammenzustellen.

Diese Übersicht zeigt alle referenzierten Objekte auf einen Blick an. Diese können aus dieser Übersicht in den Workflow angefügt werden, um eine Reihenfolge zu bilden.

2.3 Beispiel eines fertigen Kontextes

So kann ein fertiges Kontext Projekt in der Bearbeitungsansicht aussehen.

So sieht das Ergebnis in der Suche aus.

Hier haben wir von jeder Art eine Referenz eingefügt:

1.) google.de = Projekt aus der Bibliothek

2.) demo.txt = Datei hochgeladen und Referenziert

3.) Support Hotline = Telefonnummer die gewählt wird im Standard Program des Mitarbeiters.

4.) OVIO Support = E-Mail welche sich im Standard E-Mail Program des Mitarbeiters öffnet.

5.) Helpdesk = Eine Verlinkung zu dieser Hilfe Seite die sich im Standard Browsers des Mitarbeiters öfnet.

Die Profil Einstellungen sind für jeden Mitarbeiter individuell einstellbar. Hier gibt es mehrere Optionen Darstellung, Lautstärke, und Bibliothek Auswahl. Der Name wird aus dem angelegten Konto in der Administration der Benutzerverwaltung entnommen.

Um diese Schaltfläche Profil geht es in diesem Kapitel

1. Profil Übersicht

2. Einzelne Bereiche

Hier erscheint der Vollständiger Name, der bei der Erstellung des Benutzers angegeben wurde.

Diese Zoomfunktion erstreckt sich über alle geöffneten und zukünftig geöffneten Fenster, die im OVA offen sind. Dies dient zur Barrierefreiheit.

Unter dem Symbol mit dem blauen +Stimme kann man weitere Betriebssystem Stimmen hinzufügen, wenn dies gewünscht und erlaubt ist. Hier wird standardgemäß die aktuelle Betriebssystem Sprache verwendet.

Hier ist es möglich das Aussehen des Assistenten zu ändern dies gilt auch wieder für Ihre Web-Oberfläche.

In diesem Menu kann man die Assistenten Oberflächen Sprache festlegen dies gilt dann auch für die Web-Oberfläche.

Dies ist die Sprache in dem die Inhalte abgerufen und bei einer Aufzeichnung hinterlegt wird.

Die Tonlautstärke ist die Wiedergabe der Assistenten Diensttöne.

Die Stimmenlautstärke ist bei der Wiedergabe des gesprochenen Text ausschlaggebend.

In diesem Kapitel erläutern wir die Hilfe, die man im Assistenten erhalten kann und welche Funktionen jeder Eintrag bietet. Dies soll den Mitarbeitern dabei helfen in Falle eines Supports oder Verständnis Problemen Ihre Hilfe leicht zu bekommen. Da OVIO immer mit einem Support Vertrag abgeschlossen wird, steht es jedem Mitarbeiter frei sich beim Support zu melden in Form eines Tickets oder Anruf.

Um diese Schaltfläche Hilfe geht es in diesem Kapitel

1. Übersicht Hilfe

2. Schaltflächen im Detail

Dieser Eintrag ruft diese Onlinehilfe auf.

Mit diesem Eintrag wird man an den Login des Ticketsystems weitergeleitet.

Mit diesem Eintrag wir automatisch eine E-Mail für das Supportsystem erstellt.

Mit diesem Eintrag wird Ihre Telefonsoftware mit unserer Supportnummer gefüllt Sie brauchen nur noch anrufen klicken.

Hier kann man die aktuelle Versionsnummer sehen. Dies ist auch sehr hilfreich für unseren Support.