In diesem Kapitel werden wir näher auf die Erstanmeldung im OVIO Virtual Assistant eingehen und wie man die Registrierung bei Bedarf wieder aufheben kann.

1. OVIO Virtual Assistant Starten

Verknüpfung auf dem Desktop

Es gibt 2 Möglichkeiten den Assistenten zu starten:

1.) Über der hinterlegten Verknüpfung auf dem Desktop

2.) Durch das Suchen nach „OVIO“ in der Windows Suche

2. OVIO Virtual Assistant Anmeldung

Sobald man den OVIO Virtual Assistant ausgeführt hat, erscheint das untenstehende Fenster für die einmalige Anmeldung. Nach der ersten Anmeldung braucht man sich nicht wieder einloggen, denn der Assistent wir als Registriertes Gerät in Ihrem Benutzerkonto in der Weboberfläche hinterlegt.

Anmeldeseite Nutzername

Schritt 1: Statischer Login Username eingeben dann bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER Taste. Wahlweise können Sie sich mit SSO (Single Sign-On) anmelden, sofern Ihre IT-Abteilung diese Funktion eingerichtet hat.

Wichtig: Bei diesem SSO Verfahren wird Ihr Benutzerkonto Automatische angelegt und in den Unternehmensgruppen die von Ihrer Administration gesetzt wurden zugeordnet.

Anmeldeseite Passwort

Schritt 2: Geben Sie nun das Passwort des Statischen Benutzers ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER Taste oder klicken auf die Schaltfläche „next“ um sich anzumelden.

Wichtig : Wenn Sie sich mit Single-Sign-on anmelden, entfällt die Passwort Eingabe, denn diese finden bei Ihrem IDP (Identity Provider) statt.

Erst Einrichtung

Wenn die Zugangsdaten richtig eingegeben wurden, erscheint dieses Fenster, um zu symbolisieren das OVIO gerade die Ersteinrichtung auf Ihrem PC durchführt. Nach erfolgreichem Abschluss dieses Vorgangs schließt sich dieses Fenster automatisch.

Ladebildschirm von OVIO

Dies ist bei jedem Start des Assistenten der Ladebildschirm indem die Versionsnummer und Datum der Veröffentlichung angezeigt wird. Dies zeigt das der Assistent richtig initialisiert wurde und ab jetzt fehlerfrei startet.

Start Position des OVIO Virtual Assistant

Die Start Position wird ab jetzt immer die anfangs Position sein sobald Sie den Assistenten ausgeführt haben. Die Anmeldung passiert nun voll automatisch bei jedem Start.

OVIO DOT

Hierzu gibt es ganz oben am Bildschirmrand noch eine Steuerungsleiste. dies bietet mehrere Funktionen an. Hierauf werden wir noch im Detail eingehen.

Die Anmeldung in die OVIO-Cloud ist nun erfolgreich durchgeführt worden.

3. OVIO Virtual Assistant Abmeldung

Das Abmelden ist nur durch die Web-Oberfläche möglich. Hierzu öffnen Sie die Verknüpfung auf dem Desktop und melden sich genauso an wie im Vorfeld erläutert.

Verknüpfung auf dem Desktop

Nutzerprofil Menu

Hier kann man die Verbundenen Geräte / Assistenten einsehen und ggf. entfernen.

Übersicht Verbundener Geräte

Mit einem Klick auf die „Entfernen“ Schaltfläche wird der Assistent abgemeldet und fordert nach dem nächsten Start zur erneuten Anmeldung auf.

In diesem Kapitel werden wir uns den OVIO Virtual Assistant etwas genauer anschauen und alle Reiter und Funktionen einmal durchgehen. Dies beinhaltet die Steuerungsleiste ganz oben am Bildschirm und das Assistenten Fenster unten rechts welches aus 4 Reitern und 1 Hilfe Menu besteht. Hierzu kommt noch ein Taskleisten Symbol unten in der Windowsleiste wo die Uhr steht.

1. Steuerungsleiste Übersicht (OVIO DOT)

Die Steuerungsleiste hat ein paar wichtig Funktionen zur Steuerung des Assistenten

2. Assistent Navigationsleiste

3. OVA Übersicht

Einstellung des Userprofils. Hier kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Einstellungen tätigen:

1.) Fensterübergreifender Zoom = Alle OVIO Assistenten Fenster passen sich dem Zoomfaktor an den Sie festlegen.

2.) Stimme = Betriebssystem Standard

3.) Darstellung = Theme

4.) Tonlaustärke = Wiedergabe Lautstärke der Effekte

5.) Oberflächensprache = Assistentensprache

6.) Inhalte Sprache = Sprache der Prozesse und Bibliothek wo Aufnahmen abgelegt werden.

7.) Stimmenlautstärke= Wiedergabe Lautstärke der gesprochenen Stimme

Alle Steuerungselemente werden in dem nächsten Kapiteln im Detail erklärt.

In diesen Bereichen werden wir den Suche Reiter im Detail anschauen. Der Vorteil zum Assistenten besteht darin, dass dieser automatische eine Kontext Suche im Hintergrund durchführt. Diese Suche kann auch dazu verwendet werden, um individuell einen Prozess selbständig zu suchen anhand von Schlagwörtern.

Um diese Schaltfläche Inhalte Suchen geht es in diesem Kapitel

1. Such Einstellungen

2. QR-Code Scanner

3. Manuelle Suche

4. Ergebniskarte

Eine Erklärung erfolgt chronologisch von oder nach unten.

Der Screenshot zeigt eine Vorschau des Prozesses mit einer Komplexitätsanalyse, die Anzahl der Mausklicks, Tastatureingaben und eine geschätzte Zeit zum Durchführen dieses Prozesses.

Dokumentation in Form einer Anleitung, welche sich direkt im OVIO-Browser mit einem Doppelklick öffnen lässt.

Movie: Diese Simulation bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit sich den Prozess in einem Film anzuschauen. Hierbei wir eine Kombination aus einer visuellen Darstellung und gesprochenen Text kombiniert wodurch dem Mitarbeiter einen Lerneffekt erzielt wird.

Assistenz: Die Assistenz bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit eine Selbst gesteuerte Simulation parallel zu der echten Applikation zu erhalten. Dies ist eine Schritt für Schritt Anweisung die dem Mitarbeiter helfen kann sein Ziel zu erreichen.

Training: Das Training ist in der Regel die zweite Anlaufstelle nachdem zuvor der Movie einmal angeschaut wurde. Hiermit kann der Mitarbeiter selbst trainieren und um seinen Wissensstand zu prüfen.

Prüfung: Der Prüfungsmodus ist der Test, um zu schauen, ob der Mitarbeiter in den zuvor absolvierten Movie & Trainings Modus aufgepasst hat. Am Ende der Prüfung wird ein Ergebnis erzeugt, welches dann an den Server geschickt wird.

Bearbeiten: Mit einem Klick auf diese Kachel öffnet sich der Prozess im OVIO-Browser und kann sofort angepasst werde. Diese Möglichkeit besteht nur wenn die Rolle OVIO Autor vergeben wurde.

Die OVA-Applikationen werden je nach Berechtigung dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Diese Module habe alle Ihren eigenen Funktionsumfang und können dazu verwendet werden die Verwaltung sowie die Nutzung von OVIO effizienter zu gestallten.

Um diese Schaltfläche Applikationen geht es in diesem Kapitel

1. Applikationen Übersicht

2. OVA Module / Applikationen im detail

Die Bibliothek ist gleichzeitig das EPSS und bildet eines der wichtigsten Kernkomponenten in OVIO. Hier werden Prozesse und Kontext Projekte automatisch nach der Aufnahme einsortiert. Es besteht die Möglichkeit jedes einzelne Projekt hieraus zu editieren und so anzupassen, wie es in Ihrem Unternehmen Sinn ergibt. In diesem Kapitel werden wir den Umfang im Detail erläutern.

Um dieses Modul Bibliothek geht es in diesem Kapitel

1. Bibliothek Übersicht

Gesamtübersicht Bibliothek

Mit einem Klick auf das Symbol Bibliothek in der Funktionsleiste bekommen Sie den Screenshot wie oben angezeigt als Übersicht. Dieser beinhaltet die Gesamtübersicht aller erfassten Prozesse und Kontext Projekte.

Im nächsten Schritt schauen wir uns das ein wenig genauer an.

2. Teilbereiche

2.1 Baumstruktur / Ordnerliste

Auf der linken Seite gibt es eine Applikationsübersicht, wo alle Prozesse automatisch eingeordnet werden. Dieses geschieht automatisch und orientiert sich am Namen der Applikation, die aufgezeichnet wurde wie z.B. explorer.exe

Mit einem Klick auf Neu können Sie eine leere Applikation anlegen worin Sie dann wiederum Neue Prozesse generieren können dies dient aktuell nur zur Erstellung von Kontext Projekten.

Wenn Sie auf das Aktualisieren Symbol klicken, schließen sich alle Untermenüs und der gesamte Baum wird einmal neu geladen. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine neue Aufzeichnung getätigt haben und diese noch nicht in der Baumstruktur ersichtlich ist.

2.2 Suchfunktion

Mit der Suche können Sie nach jeder beliebigen Aufzeichnung Suchen, welche dann kategorisch nach Applikation gefiltert wird. Mit einem Klick auf Übersicht kehren Sie zu der Grafischen Gesamtauswertung zurück.

2.3 Filterfunktionen

Unter der Übersicht gibt es 2 vordefinierte Filter:

Prozesse: Hier werden alle Prozesse gefiltert und in einer anschaulichen Suche nach Applikation unterteilt.

Kontext-Referenzen: Hier werden die Kontexte ebenfalls mit einem Klick gefiltert und unterteilt.

2.4 Auswertung / Auflistung

3/4 der Ansicht wird dazu genutzt, um eine Statistische Auswertung zu generieren auf Basis der Aufzeichnung nach Applikationen und Kontext Projekten. Hierbei ist es möglich mit einem Klick die Benamung zu ändern mit einem sogenannten in-line Edit. Die Applikationen in der Mitte können auch per Drag & Drop ganz einfach neu sortiert werden.

In diesem Kapitel werden wir auf die Prozessansicht und dessen Funktionen eingehen. Diese Prozesse sind in der Bibliothek unter dem jeweiligen Applikationsordner ersichtlich und können einzeln angeklickt werden. Wenn Sie ein Einzelprozess auswählen, erhalten Sie den Status des Prozesses. Dieser enthält unter anderem eine Übersicht der verschiedenen Modi, eine Versionshistorie, ein Screenshot als Vorschau, Dokumenten und Referenz Anhänge sowie eine Analytische Auswertung der Nutzung.

Um dieses Modul Bibliothek geht es in diesem Kapitel

1. Prozess Übersicht

Dies ist die Ansicht wenn Sie einen einzelnen Prozess auswählen.

2. Teilbereiche

2.1 Baum Struktur

In der Bibliothek können Sie die gewünschte Applikation aufklappen und den einzelnen Prozess anklicken, um detaillierte Informationen über diesen zu erhalten.

2.2 Prozess Suchleiste

Oben in der Mitte gibt es die Möglichkeit nach Prozessen oder Kontexten zu suchen mit dem Klick auf Übersicht können Sie jederzeit zurück zu der Gesamtauswertungen zurückkehren.

2.3 Steuerungsleiste

Bearbeiten: Diese Kachel ermöglicht es den ausgewählten Prozess zu bearbeiten und navigiert Sie in das EPSS-Studio.

Download: Hiermit können Sie den ausgewählten Prozess in ein lauffähiges HTML Format Exportieren.

Löschen: Mit dieser Kachel können Sie den Prozess endgültig Löschen.

Movie: Diese Simulation bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit sich den gesamten Prozess in einem simulierten Film anzuschauen. Hierbei wir eine visuelle Darstellung und gesprochenen Text kombiniert, wodurch dem Anwender der Prozess erklärt wird.

Assistenz: Die Assistenz bietet dem Anwender die Möglichkeit eine Selbst gesteuerte Simulation parallel zu der echten Applikation zu erhalten. Er müsste lediglich der Schritt für Schritt Anweisung folgen, um ans Ziel zu gelangen.

Training: Wie das Wort schon sagt kann der Anwender sich selbst trainieren in dem er diesen Modus verwendet. Dies macht erst Sinn, wenn der „Movie“ Modus bereits angeschaut wurde.

Prüfung: Der Prüfungsmodus ist der Test, um zu schauen, ob der Anwender in den zuvor absolvierten Movie & Trainings Modus richtig aufgepasst hat. Am Ende der Prüfung wird ein Ergebnis erzeugt, welches nur für den Mitarbeiter einmalig angezeigt wird. Zukünftig werden nach erfolgreichem Abschluss ein Zertifikat erstellt und im Profil des Mitarbeiters hinterlegt.

2.4 Beschreibung und Zielsetzung

Die Beschreibung und Zielsetzung können im EPSS-Studio nach Belieben angepasst werden.

A. Beschreibung: Beschreiben Sie den Prozess damit der Mitarbeiter weiß, was in diesem Prozess gezeigt wird.

B. Zielsetzung: Beschreiben Sie in diesem Feld, was am Ende des Prozesses an Wissen erreicht sein sollte.

2.5 Versionierung

Die Bearbeitungshistorie zeigt genau an, welcher Autor was zu welchem Zeitpunkt geändert hat.

Hierzu werden diverse Daten erfasst:

1.) Aktuelle Version diese setzt sich aus verschiedenen Bereichen zusammen.

2.) Anzahl Mitwirkende: Wie viele Autoren haben an diesem Prozess mitgewirkt

3.) Verfügbare Versionen: Dieses Feld zeigt an wie viele Sicherungen es von diesem Prozess gibt.

Unter diesen Felder steht noch eine Tabelle mit genauer Aufschlüsselung:

1.) Tätigkeit: Was wurde im Prozess geändert

2.) Autor: Wer hat es geändert

3.) Aktivität: Wie gravierend war diese Änderung

4.) Datum: Der Zeitpunkt wo diese Änderung stattgefunden hat

2.6 Vorschau Bereich, Anhänge & Referenzen

An der rechten Seite finden Sie die Übersicht auf der angezeigt wird, wie der Prozess aussieht Anhand eines Screenshots. Diese Daten kann man auch wiederum in der Projekt Schaltfläche frei wählen und festlegen.

Darunter finden Sie 3 Bereiche:

1.) Schrift-Dokumentationen: Wenn ein Autor im EPPS-Studio eine Dokumentation erstellt hat, wird diese hier sichtbar.

2.) Dateianhänge: Hier finden Sie alle Relevanten Anhänge, die zu diesem Prozess gehören könnten.

3.) Externe Referenzen: Der Autor kann hier Links und Weiterleitung zu anderen Webseiten hinterlegen.

2.7 Statistiken

Auswertung der einzelnen Modi

Als letztes haben Sie unten rechts in der Ecke die Statistiken zu diesem Prozess. Diese unterteilt sich in die einzelnen Modi auf und wird in einem Balkendiagramm dargestellt.