Im App-Store können Sie beliebig viele Anwendungen für Ihr Unternehmen bereitstellen. Hier wird auch der OVIO Virtual Assistant bereitgestellt der von dem OVIO Support Team erstellt wurde. Die IT-Abteilung kann hierdurch immer die aktuelle Version des Assistenten herunterladen und ggf. an die Mitarbeiter verteilen.

Um dieses Modul App-Store geht es in diesem Kapitel

1. Übersicht App-Store

Mit einem Klick auf das Symbol App-Store bekommt Sie die ober dargestellt Übersicht.

2. Teilbereiche

2.1 Rechtliches & Hinzufügen

Schaltflächen

Mit diesem Menu erhalten Sie 2 Möglichkeiten:

Information: Rechtlicher Hinweis

Neu: Hinzufügen einer eigenen Software

2.2 OVIO Virtual Assistant Kachel

Die angelegte Software wird als Kachel dargestellt

2.3 Software Übersicht

Mit einem Klick auf die  „OVIO Virtual Assistant“ Kachel öffnet sich auf der rechten Seite die Softwareübersicht.

Softwareübersicht

In diesem Bereich kann man die Details zu der OVIO-Software einsehen sowie Versionsnummer, Hersteller, Kontaktdaten und zugelassenen Betriebssysteme, worauf die Software ausgeführt werden kann.

2.4 Software herunterladen & Löschen

In diesem Screenshot können Sie 2 Aktionen durchführen

1.) Herunterladen = Jeder Mitarbeiter, der die OVIO-App-Consumer Rolle besitzt, kann diese Installation herunterladen.

2.) Distribution löschen = Diese Schaltfläche ist nur vorhanden mit der richtigen Rolle OVIO-App-Manager

2.5 Hinzufügen einer neuen Software

Schritt 1: Mit einem Klick auf Neu erscheint die oben angezeigte Maske. Hier müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Nachdem alles ausgefüllt würde, klickt man auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Schritt 2: Mit einem Klick auf Upload kann man eine Software aussuchen, die man hier hochladen möchte. Wahlweise kann man dies auch per Drag & Drop durchführen.

Schritt 3: Hier gibt es die Möglichkeit ein paar Screenshots auszuwählen welche dann als vorschaue Bilder hinterlegt werden. Wenn man dies nicht möchte, klickt man hier einfach auf Abbrechen.

Fazit: Nun sieht man die neue Anwendung mit der hinterlegten Beschreibung. Diese steht nun den Mitarbeitern zum Download zur Verfügung.

In diesem Modul können Administratoren die Administration der OVIO Cloud Instanz und übergeordnete Aufgaben, Warnungen, Gruppenverwaltung und vieles mehr für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen durchführen.

Um dieses Modul Administration geht es in diesem Kapitel

1. Übersicht Administration

Mit einem Klick auf das Symbol Admin. in der Funktionsleiste erhält der Administrator diese Übersicht.

2. Teilbereiche

2.1 Anzahl Geräte

Maximale Anzahl von Endgeräte setzen

In diesem Bereich kann man als Administrator bestimmen wie viele Endgeräte ein Mitarbeiter pro Konto registrieren darf, bevor diese automatisch abgewiesen werden.

2.2 Favoriten Verwalten

Favoriten erstellen

Im OVIO Assistant Browser kann man Unternehmenswebseiten als Favoriten hinterlegen, die jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Hierzu benötigt man lediglich einen Namen und eine URL zu vergeben. Mit einem Klick auf Neu legt man diesen an. Diese Einträge stehen den Mitarbeitern sofort zur Verfügung.

2.3 Warnung für Autoren

Benechrichtigungen pro Sprache

Mit diesem Dialog kann man die Autoren darüber informieren das alle wichtigen Daten vor der Aufnahme geschlossen werden sollten damit es nicht zu zufälligen nicht gewollten Aufnahmen kommen kann.

Anpassungsmöglichkeiten eine Benachrichtigung

Eine Benachrichtigung, die man so anpassen kann, wie man möchte diese wird dann vor jeder Aufnahme bei allen Autoren angezeigt.

2.4 Design Auswahl

Standard Designs von OVIO

In OVIO gibt es 3 verschiedene Designs von den man wählen kann:

1.) Skydive

2.) Spectrum

3.) Solaris (Immer als Standard aktiv)

2.5 SAML Einstellungen

SAML 2.0 Einrichtung

Diese SSO SAML 2.0 Einrichtung steht nur zur Verfügung, wenn diese zuvor mit dem OVIO-Support und Ihren Interne IT zusammen eingerichtet worden ist.

In diesem Kapitel gehen wir genauer auf die einzelnen Funktionen der Benutzerverwaltung ein. Dies beinhaltet neue Statische Nutzer anlegen und in die richtigen OVIO-Gruppen zuordnen.

Um dieses Modul Administration geht es in diesem Kapitel

1. Übersicht Benutzerverwaltung

Startseite der Benutzerverwaltung

In dieser Übersicht ist ein Testuser mit dem Namen Max Mustermann zu erkennen dieser ist vom Kontotyp Statisch, was nichts anderes heißt als er wurde durch die Weboberfläche eigenständig angelegt. Es gibt noch einen zweiten Kontotyp namens Importiert diese Art von Konten würden sich dann automatisch anlegen, wenn ein Benutzer sich durch SSO erfolgreich authentifiziert.

2. Administrationsmenu Benutzerkonten Verwalten

Das Menu erscheint, wenn man oben links in der Ecke über die 9 Punkte mit dem Mauszeiger schwebt, direkt neben dem Wort Systemverwaltung. Das Menu was wir uns im Detail anschauen werden ist die Benutzerkonten Verwaltung.

2.1 Neuen Nutzer anlegen

Übersicht der Maske zum anlegen einer neuen Statischen Benutzers

In diesem Formular sind einige Pflichtfelder zu beachten:

1.) Anmeldenamen

2.) Vorname

3.) Name

4.) E-Mail

5.) Telefon

6.) Passwort

7.) Passwort wiederholen

Bevor wir den Nutzer speichern, sollte wir diesem Berechtigungen aus den Funktionalen Rollen zuweisen ohne diese kann der Nutzer das Produkt nicht nutzen.

2.2 OVIO Funktionale Benutzergruppen

OVIO Funktionale Gruppen

2.2.1 Berechtigungen

Die Standard Funktionale Rolle ist die EPSS-Learner Gruppe und sollte jedem Mitarbeiter grundsätzlich vergeben werden.

Wichtig ist das die Gruppen App-Manager und App-Consumer zusammen vergeben werden, um das Hinzufügen von neuen Applikationen zu gestatten.

Dasselbe gilt auch für die Gruppe Learning Manager und EPSS-Learner diese Gruppen müssen immer zusammen vergeben werden.

2.3 OVIO Statische Gruppen

Statische Gruppen können je nach Belieben angelegt aktiviert, umbenannt und deaktiviert werden. Die Namensgebung und Bezeichnung sind hierbei freigestellt. Sollte Ihr Unternehmen keinen Import der internen AD / IDP Gruppen gestatten kann man diese Gruppen als alternative verwenden.

Mit dem OVIO Virtual Assistant kann man beliebige Native Applikationen (Software auf Ihrem PC) oder Web-Prozesse (Browser basierte Anwendungen und Webseiten) aufnehmen. Diese Prozesse werden nach Bestätigung automatisch in der Online-Bibliothek Ihrer Sprachwahl ablegen und einsortiert. Wie die Native Aufzeichnung funktioniert, werden wir in diesem Kapitel genaustens besprechen. Zu Erklärung einer Web-Aufzeichnung nutzen Sie bitte folgenden Link: https://helpdesk.ovio365.com/?p=541 

In diesem Bereich werden wir uns im Detail mit der Nativen Aufzeichnung auseinandersetzen. Diese findet im OVIO Virtual Assistant statt um eine Erkennung auf Betriebssystem Ebene zu realisieren.

Um diese Schaltfläche Aufnahme geht es in diesem Kapitel

1. Wichtige Vorbereitung vor der Aufzeichnung

Einige Schritte sind vor der Nativen Aufnahme zu beachten:

1.) Bildschirm Skalierung muss auf 100% gesetzt werden damit eine Aufzeichnung erfolgen kann. Sollte dies nicht der Fall sein wird der Assistent Sie beim Start darüber Benachrichtigen und an die richtige Stelle leiten damit diese Einstellung getätigt werden kann.

2.) Empfohlen ist, dass während der Aufnahme die Desktopsymbole ausblenden werden, um unerwünschte mittschnitte in den Prozessen zu vermeiden.

3.) Sie sollten sich vor der Aufnahme ein wenig Gedanken machen, wie der Ablauf der Aufzeichnung sein sollte. Dies erspart unnötige Fehlversuche, Bearbeitungsaufwand und Löschvorgänge.

4.) Bitte beachten bei der Nativen Aufzeichnung sollte man langsam und sorgfältig klicken und auf die Aufnahmeleiste achten. Diese symbolisiert, wenn Sie beschäftigt ist.

2. Unterschied zwischen Web und Native Aufzeichnung

In den untenstehenden Screenshot kann man sehen, dass es einige Unterschiede zwischen einer Nativen und einer Web-Anwendung gibt. Der OVA ist schlau genug dieses zu unterscheiden und empfiehlt die richtige Verwendung.

3. Erklärung des Aufnahmemenüs

Aufnahmemenu Native Aufzeichnung

Der Applikationsname in Form eine Endung z.B. .exe. Unter diesem Namen wird man im Anschluss den Prozess in der Bibliothek wiederfinden.

Anwendungsname im Titel in diesem Fall „Dokument1 – Word“

Nur aktives Fenster ist in diesem Fall nicht aktiviert welches den Standard entspricht. Somit wird der OVA nur Aktionen in der Ausgewählte Applikation aufnehmen.

Mit einem Klick auf Native Aufzeichnung wechselt der Assistent in den Aufnahme Modus.

Mit einem Klick auf Kontext Erfassung starten Sie die Aufnahme der Kontext Erkennung und können Arbeitsabläufe erstellen.

3.1. Native Aufzeichnung – Aufnahme Leiste

Zuerst müssen wir grundlegend die Statusleiste der Aufnahme verstehen hierzu 2 Screenshots.

Die Grüne Aufnahmeleiste symbolisiert das der Assistent die Aufnahme begonnen hat und ab jetzt jeder klick in der Ziel Anwendung mit aufgenommen wird. Hier gibt es dieselben 3 Steuerelemente:

1.) Der leere Kreis kann genutzt werden, um den Assistenten zurück in die Warteposition (Pause) zu bringen.

2.) Das Upload Symbol stoppt die aktive Aufzeichnung und lädt den Content hoch.

3.) Das Abbruch Symbol unterbricht und verwirft alle Schritte, die bis jetzt aufgezeichnet wurden.

3.2 Native Aufzeichnung – Aufnahme Ramen

3.3 Native Aufzeichnung – Abschluss

Nachdem Sie auf das Upload Symbol geklickt haben, erscheint dieser Dialog

Mit einem Klick auf Upload laden Sie die Aufzeichnung in die OVIO-Cloud und das EPSS Studio öffnet sich automatisch.

Wenn Sie die Aufzeichnung verwerfen wollen, klicken Sie auf Abbrechen. Die getätigte Aufnahme wird verworfen.

Mit einem Klick auf Lokale Aufzeichnungsdaten anzeigen öffnet sich der Ordner, indem die temporären Dateien der Aufzeichnung hinterlegt sind. Dies wird nur genutzt bei Fehleranalysen.

In diesem Bereich werden wir uns im Detail mit der Kontext Erfassung auseinandersetzen. Diese findet ausschließlich im OVIO Virtual Assistant statt um eine Erkennung auf Betriebssystem Ebene und Web zu kombinieren.

In einer Kontext Erfassung geht es darum verschiedene Applikationen oder Webseiten unter einem Suchergebnis zusammenzuführen und zusätzlich dazu können beliebe Aufzeichnungen und Arbeitsabläufe vollständig definiert werden.

Um diese Schaltfläche Aufnahme geht es in diesem Kapitel

1. Erklärung des Aufnahmemenüs

Aufnahmemenu Native Aufzeichnung

Um diese Schaltfläche Kontext Erfassung geht es in diesem Kapitel.

2. Kontext Erfassung Starten

Sobald Sie auf die Schaltfläche Kontext Erfassung geklickt haben, erscheint im Assistenten diese Ansicht. Ab jetzt werden alle Klicks, die Sie tätigen in den Kontext mit aufgenommen. In diesem Beispiel nutzen wir Word, Excel und PowerPoint. In den Meta-Daten können Sie einen beliebigen Titel vergeben. Kontexte, die zu viel aufgenommen wurden, können Sie anhand der drei Punkte löschen. Dies kann aber auch noch im Nachgang in der Bearbeitung durchgeführt werden.

Mit einem Klick auf weiter gelangen Sie in die Bearbeitung

Mit einem Klick auf Abbrechen verwirft der OVA alle Erfassungen.

2.1 Modal nach dem Upload

Sobald Sie auf weiter geklickt haben, öffnet sich diese Ansicht im OVIO-Browser.

Hier gibt es nun 5 Möglichkeiten diesen Kontext anzupassen:

1.) Titel = Name des Kontext Projekts

2.) Beschreibung = Beschreiben Sie hier, was in diesem Kontext geschehen wird.

3.) Zielsetzung = Nachdem der Mitarbeiter diesen Kontext genutzt hat er welches Wissen erlangt?

4.) Fenster = Die Automatisch Erfassten Kontexte diese können Sie bei Bedarf entfernen.

5.) Keywords = Schlagwörter unter dem dieser Kontext gefunden werden soll.

2.2 Übersicht Bearbeitung

Dies ist nun die Bearbeitungsoberfläche hier gibt es einige Möglichkeiten diesen Kontext zu erweitern.

Die Bearbeitungsleiste besteht aus 6 Schaltflächen:

1.) Metadaten = Wie im Punkt 2.1 angezeigt können Sie das Fenster erneut öffnen.

2.) Dateien = Beliebige Dateien an diesen Kontext anhängen

3.) Deeplinks = Verschiedene Arten von Verlinkungen in diesen Kontext anhängen

4.) Referenzen = Hier können Sie verschiedene Projekte aus Ihrer vorhandenen Bibliothek einbinden

5.) Video = Videoaufnahmen durch OVIO generieren und anhängen

6.) Zuweisen = Nach erfolgreicher Bearbeitung diesen Kontext an Mitarbeiter zuweisen.

Sobald Sie den Workflow aktiveren, besteht die Möglichkeit eine Reihenfolge aller referenzierten Ressourcen zusammenzustellen.

Diese Übersicht zeigt alle referenzierten Objekte auf einen Blick an. Diese können aus dieser Übersicht in den Workflow angefügt werden, um eine Reihenfolge zu bilden.

2.3 Beispiel eines fertigen Kontextes

So kann ein fertiges Kontext Projekt in der Bearbeitungsansicht aussehen.

So sieht das Ergebnis in der Suche aus.

Hier haben wir von jeder Art eine Referenz eingefügt:

1.) google.de = Projekt aus der Bibliothek

2.) demo.txt = Datei hochgeladen und Referenziert

3.) Support Hotline = Telefonnummer die gewählt wird im Standard Program des Mitarbeiters.

4.) OVIO Support = E-Mail welche sich im Standard E-Mail Program des Mitarbeiters öffnet.

5.) Helpdesk = Eine Verlinkung zu dieser Hilfe Seite die sich im Standard Browsers des Mitarbeiters öfnet.