In diesem Kapitel werden wir Ihnen eine Anmeldung in der Web-Oberfläche erläutern. Dies ist der erste Schritt damit Sie mit der Nutzung der OVIO-Cloud beginnen können.

1. OVIO Login

Um sich in OVIO anzumelden, öffnet man zunächst die OVIO Web Adresse die bei der Installation des Assistenten als Verknüpfung auf Ihrem Desktop hinterlegt wurde.

Verknüpfung auf dem Desktop

Wahlweise kann man diese Adresse aber auch direkt im Browser eingeben.

Beispiel: https://subdomain.domain.com

Schritt 1: Statischer Login Username eingeben dann bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER Taste. Wahlweise können Sie sich mit SSO (Single Sign-On) anmelden, sofern Ihre IT-Abteilung diese Funktion eingerichtet hat. Wie in diesem Screenshot zu sehen ist, können Sie durch einen Klick auf „Continue with Single Sign-on“ den Anmeldeprozess durch ihren Firmen internen IDP (Identity Provider) durchgeführt werden. Bei diesem Verfahren wird Ihr Benutzerkonto Automatische angelegt und in den Unternehmensgruppen die von Ihrer Administration gesetzt wurden zugeordnet.

Anmeldeseite Passwort

Schritt 2: Geben Sie nun das Passwort des Statischen Benutzers ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER Taste oder klicken auf die Schaltfläche „next“ um sich anzumelden. Nach erfolgreicher Authentifizierung landen Sie auf der OVIO-Web Startseite.

2. OVIO Startseite

Übersicht Startseite

Nun sind Sie in der Web-Oberfläche angemeldet. Die Module und Suchergebnisse orientieren sich hierbei nach Ihren vergebenen Berechtigungen und Gruppenzugehörigkeiten, die Ihre Systemadministratoren für Sie definiert hat. Sollten diese nicht stimmen wenden Sie sich bitte an Ihren Helpdesk, um diese zu korrigieren.

Nachdem man sich erfolgreich angemeldet hat, erscheint die Web-Oberfläche. Dieser Bereich wird auch das Launchpad in OVIO genannt und bietet 4 wichtige Funktionen, die wir in diesem Kapitel besprechen werden.

1. Launchpad Übersicht

Launchpad Übersicht

2. Teilbereiche

2.1 Nutzer Profil Informationen

Nutzerprofil Menu

Unter diesem Symbol gelangt man zu diesem Handbuch.

Dieses Symbol ermöglicht das Anzeigen der Versionsnummer, Support Hotline und Ticket System von OVIO.

Hier kann man die Verbundenen Geräte / Assistenten einsehen und ggf. entfernen.

Unter den Einstellungen gibt es die Möglichkeit die Oberflächensprache, Inhalte Sprache und das Design zu wählen.

Mit einem Klick auf das Profilbild öffnen sich die Informationen zu Ihrem aktuell angemeldeten Konto.

2.2 Suche

Übersicht Suche

In der Suche können Sie Schlagwörter eingeben und mit der ENTER Taste die Suche ausführen. Wenn Sie ein Mikrofon angeschlossen haben können Sie mit einem Klick auf das Mikrofon per Sprache Suchen.

2.3 Zuletzt Verwendet

Übersicht Zuletzt verwendet

Unter der Ansicht Zuletzt verwendet können Sie die Projekte / Lerneinheiten sehen die man Zuletzt bearbeitet oder angesehen hat.

2.4 Navigationsleiste

In der Navigationsleiste an der linken Seite kann man zwischen den verschiedenen Modulen / Funktionen in OVIO wechseln. Diese Module sind sehr umfangreich und bekommen daher ein ganz eigenes Kapitel „Kapitel 3 Web Module„. Hierauf gehen wir auf den nächsten Seiten näher ein.

Symbol für den App-Store

Symbol zum Logout

In diesem Kapitel gibt es eine Übersicht der Module, diese werden im Einzelnen in dem nächsten Kapiteln ausführlich erläutern. Diese Funktionsleise wird bei der Arbeit mit der OVIO-Cloud den Grundsatz der Navigation darstellen. Diese Module sind Rollen gebunden und können von Ihrer Ansicht abweichen.

1. Übersicht Module

Dieser Bereich ermöglicht es Ihnen die Assistenten Software herunterzuladen.

Dies darf in keiner Plattform fehlen hiermit meldet man sich bei OVIO ab.

Im Launchpad gibt es 3 wichtige Funktionen die wir in diesem Kapitel besprechen werden.

Symbol in der Funktionsleiste

1. Launchpad Übersicht

Launchpad Übersicht

2. Teilbereiche

2.1 Nutzer Profil Informationen

Nutzerprofil Menu

Unter diesem Symbol gelangt man zu diesem Handbuch.

Dieses Symbol ermöglicht das Anzeigen der Versionsnummer, Support Hotline und Ticket System von OVIO.

Hier kann man die Verbundenen Geräte / Assistenten einsehen und ggf. entfernen.

Unter den Einstellungen gibt es die Möglichkeit die Oberflächensprache, Inhalte Sprache und das Design zu wählen.

Mit einem Klick auf das Profilbild öffnen sich die Informationen zu Ihrem aktuell angemeldeten Konto.

2.2 Suche

Übersicht Suche

In der Suche können Sie Schlagwörter eingeben und mit der ENTER Taste die Suche ausführen. Wenn Sie ein Mikrofon angeschlossen haben, können Sie mit einem Klick auf das Mikrofon per Sprache Suchen. Voraussetzung ist das Sie die Berechtigung der Nutzung des Mikrofons 

2.2.1 Suchergebnisse

Suchergebnisse

In diesem Fall haben wir nach „sap“ gesucht und die im Screenshot angezeigten Ergebnisse erhalten. Jeder Screenshot ist dabei ein einzelner Prozess mit eigenen Anhängen, Referenzen und Modi.

2.2.2 Suchergebnis Karte

Ergebniskarte

Wenn man auf ein Ergebnis aus der Suche klickt, erscheint die Karte, die oben angezeigt wird. Hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten den Content zu konsumieren. Dies hängt auch wiederum davon ab, was der Autor in dem Prozess freigeschaltet hat. Medien, Referenzen und Dokumente die zu diesem Prozess gehören werden hier angezeigt.

2.2.2.1 Verfügbare Medien

Movie: Diese Simulation bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit sich den Prozess in einem simulierten Film anzuschauen. Hierbei wir eine visuelle Darstellung und gesprochenen Text kombiniert, wodurch dem Mitarbeiter der Prozess erklärt wird.

Assistenz: Die Assistenz bietet dem Anwender die Möglichkeit eine Selbst gesteuerte Simulation parallel zu der echten Applikation zu erhalten. Er müsste lediglich der Schritt für Schritt Anweisung folgen, um ans Ziel zu gelangen.

Training: Wie das Wort schon sagt kann der Anwender sich selbst trainieren in dem er diesen Modus verwendet. Dies macht erst Sinn, wenn der „Movie“ Modus bereits angeschaut wurde. Hierdurch übt der Mitarbeiter den Prozess Schritt für Schritt eigenständig, um sich das fehlende Wissen selbst anzueignen.

Prüfung: Der Prüfungsmodus ist der Test, um zu schauen, ob der Anwender in den zuvor absolvierten Movie & Trainings Modus richtig aufgepasst hat. Am Ende der Prüfung wird ein Ergebnis erzeugt, welches nur für den Mitarbeiter einmalig angezeigt wird. Zukünftig werden nach erfolgreichem Abschluss ein Zertifikat erstellt und im Profil des Mitarbeiters hinterlegt.

Bearbeiten: Diese Schaltfläche erscheint nur bei den vergebenen EPSS Autoren Rolle. Diese kann genutzt werden, um direkt in die Bearbeitung des ausgewählten Prozesses abzuspringen.

2.2.2.2 Dokumente

Übersicht Dokumente

In diesem Abschnitt Dokumente kann man alle Dokumente, die vom Autor generiert wurden, direkt im Browser öffnen und einsehen. Bei Bedarf könnte man hier auch eigene Dokumente aus anderen Systemen hier hochlanden und anzeigen lassen.

2.2.2.3 Prozess Informationen

Übersicht Informationen

Diese Informationen setzen sich aus 3 wesentlichen Bestandteile zusammen:

1.) Überschrift = Prozessname

2.) Beschreibung = Was wird in diesem Prozess gezeigt

3.) Zielsetzung = Was sollte man nach diesem Prozess erlernt haben

2.3 Zuletzt Verwendet

Übersicht Zuletzt verwendet

Unter der Ansicht Zuletzt verwendet können Sie die Projekte / Lerneinheiten sehen die man Zuletzt bearbeitet oder angesehen hat.

Die Bibliothek beinhaltet das Autorensystem und bildet eines der wichtigsten Kernkomponenten in OVIO. Hier werden Prozesse automatisch nach der Aufnahme einsortiert aber auch Workflows können hier erstellt werden die sogenannte Prozessketten abbilden können. Es besteht die Möglichkeit jedes einzelne Projekt oder Workflow hieraus anzupassen, wie es in Ihrem Unternehmen Sinn ergibt.

Symbol in der Funktionsleiste

1. Bibliothek Übersicht

Gesamtübersicht Bibliothek

Mit einem Klick auf das Symbol Bibliothek in der Funktionsleiste bekommt man den Screenshot wie oben angezeigt als Übersicht. Dieser beinhaltet die Gesamtübersicht aller erfassten Prozesse und Workflows.

2. Teilbereiche

2.1 Baumstruktur / Ordnerliste

Auf der linken Seite gibt es eine Applikationsübersicht, wo alle Prozesse automatisch eingeordnet werden. Dieses geschieht automatisch und orientiert sich am Namen der Applikation, die aufgezeichnet wurde wie z.B. explorer.exe

Wenn Sie auf das Aktualisieren Symbol klicken, schließen sich alle Untermenüs und der gesamte Baum wird einmal neu geladen. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine neue Aufzeichnung getätigt haben und diese noch nicht in der Baumstruktur ersichtlich ist.

2.2 Suchfunktion

Übersicht Suche

Mit der Suche können Sie nach jeder beliebigen Aufzeichnung Suchen, welche dann kategorisch nach Applikation gefiltert wird. Mit einem Klick auf Übersicht kehren Sie zu der Grafischen Gesamtauswertung zurück.

2.3 Schaltflächen

Übersicht Schaltflächen

Mit einem Klick auf Neue Anwendung könnte man einen neuen Ordner in der Baumstruktur anlegen. In diesem Ordner kann man dann beliebige Projekte oder Workflows hinterlegen. 

Mit einem Klick auf Neues Projekt könnte man ein leeres Projekt in einen gewählten Ordner anlegen. Dies ist ein guter Weg für Non-IT Themen oder um eigene Prozesse zu modellieren.

Mit Neuer Workflow könnte man eine vollständige Prozesskette abbilden, die ein Mitarbeiter durchführen müsste, um ans Ziel zu gelangen z.B. :
Schritt 1 Im CRM eine Firma anlegen
Schritt 2 An die Firma einen Kontakt anlegen
Schritt 3 Eine Rechnung erstellen.

2.4 Filterfunktionen

In Der Übersicht gibt es den vordefinierten Filter „Workflows“. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche werden alle vorhandenen Workflows gefiltert.

In Der Übersicht gibt es den vordefinierten Filter „Projekte“. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche werden alle vorhandenen Projekte gefiltert.

2.5 Auswertung / Auflistung

Übersicht Auswertung

3/4 der Ansicht wird dazu genutzt, um eine Statistische Auswertung zu generieren auf Basis der Aufzeichnung nach Applikationen und Workflows. Hierbei ist es möglich mit einem Klick die Benamung zu ändern mit einem sogenannten in-line Edit. Die Applikationen in der Mitte können auch per Drag & Drop ganz einfach neu sortiert werden, indem man auf die Farbe klickt und die Maustaste gedrückt hält und dieses Element dann hoch oder runterzieht.

2.6 Grafische Darstellung der Auswertung

Eine Grafische Darstellung aller vorhandenen Projekte sind nach einem Farbschema aufgeteilt. Dieses Farbschema orientiert sich an den Farben der jeweils einzelnen Software. Wenn man über diesen Kreis mit der Maus lang geht, bekommt man die Anzahl der Prozesse angezeigt. Die Farben können anhand der Reihenfolge der Sortierung geändert werden.

Dies gilt ebenfalls für die Workflows. Dieses Farbschema orientiert sich an den Farben der jeweils einzelnen Software. Wenn man über diesen Kreis mit der Maus lang geht, bekommt man die Anzahl der Workflows pro Software angezeigt. Die Farben können ebenfalls anhand der Reihenfolge der Sortierung geändert werden.

In diesem Kapitel werden wir auf die Prozessansicht und dessen Funktionen eingehen. Diese Prozesse sind in der Bibliothek unter dem jeweiligen Applikationsordner ersichtlich und können einzeln angeklickt werden. Wenn man ein Einzelprozess auswählen, erhält man den Status und detaillierte Informationen zu diesem Prozess. Diese Übersicht enthält unter anderem eine Übersicht der verschiedenen Modi, Versionshistorie, Screenshot als Vorschau, Dokumente und Referenz sowie eine Analytische Auswertung der Nutzung. Dies ist gesondert für jeden einzelnen Prozess einsehbar.

Die Bibliothek (EPSS) ist unter dieser Reiter aufrufbar.

1. Prozess Übersicht

Dies ist die Ansicht wenn man einen einzelnen Prozess auswählt

2. Teilbereiche

2.1 Baum Struktur

Die Baumstruktur aufgeklappt

In der Bibliothek kann man die gewünschte Applikation aufklappen anhand des kleinen Pfeils an der linken Seite und hieraus einen einzelnen Prozess auswählen, um eine detaillierte Ansicht zu erhalten.

2.2 Suchleiste

Suchleiste

Oben in der Mitte gibt es die Möglichkeit nach Prozessen oder Workflows zu suchen mit dem Klick auf Übersicht kann man jederzeit zurück zu der Gesamtauswertungen zurückkehren.

2.3 Funktionsleiste der Prozesse

Übersicht Funktionsleiste

Bearbeiten: Diese Kachel ermöglicht es den ausgewählten Prozess zu bearbeiten und navigiert automatisch zu dem Autorensystem.

Migrieren: Mit diesen Schaltflächen kann man den ausgewählten Prozess entweder duplizieren oder in einen anderen Ordner verschieben. Dies ist hilfreich, wenn die Automatische Erkennung den Prozess in einen „falschen“ Ordner ablegt.

MP4 Export: Diese Kachel ermöglicht es den ausgewählten Prozess in ein MP4 Video Format aufzunehmen, welcher dann bei Abschluss automatisch im Browser heruntergeladen wird. Diesen Film könnte man dann wiederum als Anhang an den Prozess hängen oder in ein anderes System hinterlegen.

Löschen: Mit dieser Kachel kann man den Prozess endgültig Löschen. Vorher erscheint noch ein Dialog zur Bestätigung.

Movie: Diese Simulation bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit sich den gesamten Prozess in einem simulierten Film anzuschauen. Hierbei wir eine visuelle Darstellung und gesprochenen Text kombiniert, wodurch dem Anwender der Prozess erklärt wird.

Assistenz: Die Assistenz bietet dem Anwender die Möglichkeit eine Selbst gesteuerte Simulation parallel zu der echten Applikation zu erhalten. Er müsste lediglich der Schritt für Schritt Anweisung folgen, um ans Ziel zu gelangen.

Training: Wie das Wort schon sagt kann der Anwender sich selbst trainieren in dem er diesen Modus verwendet. Dies macht erst Sinn, wenn der „Movie“ Modus bereits angeschaut wurde.

Prüfung: Der Prüfungsmodus ist der Test, um zu schauen, ob der Anwender in den zuvor absolvierten Movie & Trainings Modus richtig aufgepasst hat. Am Ende der Prüfung wird ein Ergebnis erzeugt, welches nur für den Mitarbeiter einmalig angezeigt wird. Zukünftig werden nach erfolgreichem Abschluss ein Zertifikat erstellt und im Profil des Mitarbeiters hinterlegt.

2.4 Beschreibung und Zielsetzung

Übersicht Beschreibung und Zielsetzung

A. Beschreibung: Hier kann man eine Beschreibung für diesen Prozess angeben, damit der Mitarbeiter weiß, was ihm in diesem Prozess gezeigt wird.

B. Zielsetzung: Die Zielsetzung erläutert dem Mitarbeiter, was er am Ende des Prozesses an Wissen erlangt hat.

2.5 Versionierung

Übersicht Bearbeitungshistorie

Die Bearbeitungshistorie zeigt genau an, welcher Autor was zu welchem Zeitpunkt geändert hat.

Zusammensetzung der Versionsnummer 0.0.1.9:

A.) 0 = Release sind alle initialen Aufnahmen, und Archivierungen.
B.) 0 = Major sind alle anfügenden Aufnahmen.
C.) 1 = Minor sind Änderungen in der Dokumentation und Screenshots.
D.) 9 = Patch sind Metadaten und kleine Objektanpassungen wie Annotationen und deren Beschreibungen.

Mitwirkende ist die Anzahl der Autoren die an diesem Prozess eine Änderung getätigt haben.

Diese Kachel zeigt an wie viele Sicherungen es von diesem Prozess gibt. Den Autoren steht es frei so viele Sicherungen eines Prozesses anzulegen wie notwendig. Dies ist sinnvoll, wenn eine große Änderung stattfindet, die auf diesen Prozess aufbaut.

Unter diesen Kacheln steht noch eine Tabelle mit einer genauer Aufschlüsselung:

1.) Tätigkeit: Was wurde im Prozess geändert

2.) Autor: Wer hat es geändert

3.) Aktivität: Wie gravierend war diese Änderung

4.) Datum: Der Zeitpunkt wann diese Änderung stattgefunden hat

2.6 Vorschau Bereich, Anhänge & Referenzen

Übersicht Vorschau Bereich

An der rechten Seite findet man eine Übersicht auf der angezeigt wird, wie der Prozess aussieht Anhand eines Screenshots. Diese Daten kann man auch wiederum in der Projekt Schaltfläche frei wählen und festlegen.

Darunter findet man 3 Bereiche:

1.) Schrift-Dokumentationen: Wenn ein Autor im Autorensystem eine Dokumentation erstellt hat, wird diese Aktion hier sichtbar.

2.) Dateianhänge: Hier findet man alle Relevanten Anhänge, die zu diesem Prozess gehören.

3.) Externe Referenzen: Der Autor kann hier Links und Weiterleitung zu anderen Webseiten hinterlegen.

2.7 Statistiken

Übersicht Auswertung

Als letztes hat man unten rechts in der Ecke die Statistiken zu diesem Prozess. Dieser teilt sich in die einzelnen Modi auf und wird anhand eines Balkendiagramms dargestellt.