Im Launchpad gibt es 3 wichtige Funktionen die wir in diesem Kapitel besprechen werden.

Um dieses Modul Launchpad geht es in diesem Kapitel

1. Launchpad Übersicht

Kachel Assistenten: In dieser Kachel können Sie den Status Ihrer bereits angemeldeten Geräte sehen. Bei Bedarf können Sie diese auch abmelden, indem Sie auf das X klicken hinter dem Namen des Geräts.

Kachel Lizenzstatus: Hier wird dem Administrator angezeigt wie viele Lizenzen bereits zugewiesen wurden.

Kachel Erste Schritte: Wenn Sie einen Klick auf diese Kachel ausführen gelangen Sie auf dieses Hilfe Portal.

Das Modul Webaccess ist eine ganz einfach Funktion.

Um dieses Modul Webaccess geht es in diesem Kapitel

Diese Kachel dient schlicht und einfach dazu die Cloud Webseite von OVIO zu öffnen in dem Standard-Browser des Betriebssystems.

Mit dem OVIO Virtual Assistant kann man beliebige Native Applikationen (Software auf Ihrem PC) oder Web-Prozesse (Browser basierte Anwendungen und Webseiten) aufnehmen. Diese Prozesse werden nach Bestätigung automatisch in der Online-Bibliothek Ihrer Sprachwahl ablegen und einsortiert. Wie die Native Aufzeichnung funktioniert, werden wir in diesem Kapitel genaustens besprechen. Zu Erklärung einer Nativen Aufzeichnung nutzen Sie bitte folgenden Link: https://helpdesk.ovio365.com/?p=522 

In diesem Bereich werden wir uns im Detail mit der Webaufzeichnung auseinandersetzen. Diese findet im OVIO Assistant Browser statt, um die maximale Erkennung zu gewährleisten.

Dieser kann wahlweise auch als Standard-Browser für Ihre alltäglichen Arbeit genutzt werden.

In diesem Abschnitt geht es um diese Kachel

1. OVIO Assistant Browser Übersicht

Übersicht des OVIO Assistant Browsers

2. Teilbereiche

2.1 Webadresse / URL

In dieser Adressleiste können Sie Ihre gewünschte Webadresse / URL manuell eingeben oder hineinkopieren. Um diese aufzurufen, betätigen Sie die ENTER Taste. Nun öffnet sich die gewünschte Seite und Sie können mit der Aufzeichnung beginnen.

2.2 Favoriten

Die Bookmarks sind die Favoriten die von Ihren Administratoren gepflegt werden können somit entfällt dann das kopieren der URL in die URL Leiste.

2.3 Navigationsleiste

Dies ist eine simple Steuerungsleiste wo Sie wie in jedem Browser vor, zurück, aktualisieren, drucken, QR-Code für die Webseite generieren und den Assistent Browser Tab neu laden können.

2.4 Web Aufnahmeleiste vor dem Start der Aufzeichnung

Ganz oben links in der Ecke gibt es die Steuerungsleiste für die Aufnahme. Sobald Sie auf das Kamera Symbol klicken startet sich die Aufnahme und die Adressleiste ändert die Farbe zu grün.

2.5 Web Aufnahmeleiste Optionen während der Aufzeichnung

Nachdem ein klick auf das Kamare Symbol erfolgt ist, erscheinen nur 4 Symbole die zur Steuerung der Aufnahme genutzt werden können:

1.) Plus = Neuen Tab öffnen

2.) X Symbol = Aufzeichnung Abbrechen

3.) Kreis = Aufnahme Starten / Pausieren

4.) Upload Symbol = Startet den Upload in die Cloud und stoppt die Aufnahme

2.5.1 Aufnahme gestartet

Die Grüne Aufnahmeleiste symbolisiert das die Aufnahme begonnen hat und ab jetzt jeden Klick auf der Webseite aufgenommen wird. Sie können dies auch zu jeder Zeit pausieren, indem Sie auf das Kreis Symbol in der Steuerungsleiste klicken.

2.5.2 Aufnahme pausiert

Die Gelbe Aufnahmeleiste symbolisiert das die Aufnahme pausiert wurde. In diesem Fall kann die Aufnahme erneut gestartet werden, indem Sie auf das Kreis Symbol klicken.

2.5.3 Beendigung der Aufzeichnung

Nachdem Sie auf das Upload Symbol geklickt haben, wird die Aufnahme gestoppt und dieses Fenster erscheint im Assistenten. Hier können Sie noch ein letztes Mal entscheiden, ob Sie die Aufzeichnung in die Cloud laden möchten oder nicht. Danach öffnet sich automatisch das EPSS-Studio zur Bearbeitung des Prozesses.

Im App-Store können Sie beliebig viele Anwendungen für Ihr Unternehmen bereitstellen. Hier wird auch der OVIO Virtual Assistant bereitgestellt der von dem OVIO Support Team erstellt wurde. Die IT-Abteilung kann hierdurch immer die aktuelle Version des Assistenten herunterladen und ggf. an die Mitarbeiter verteilen.

Um dieses Modul App-Store geht es in diesem Kapitel

1. Übersicht App-Store

Mit einem Klick auf das Symbol App-Store bekommt Sie die ober dargestellt Übersicht.

2. Teilbereiche

2.1 Rechtliches & Hinzufügen

Schaltflächen

Mit diesem Menu erhalten Sie 2 Möglichkeiten:

Information: Rechtlicher Hinweis

Neu: Hinzufügen einer eigenen Software

2.2 OVIO Virtual Assistant Kachel

Die angelegte Software wird als Kachel dargestellt

2.3 Software Übersicht

Mit einem Klick auf die  „OVIO Virtual Assistant“ Kachel öffnet sich auf der rechten Seite die Softwareübersicht.

Softwareübersicht

In diesem Bereich kann man die Details zu der OVIO-Software einsehen sowie Versionsnummer, Hersteller, Kontaktdaten und zugelassenen Betriebssysteme, worauf die Software ausgeführt werden kann.

2.4 Software herunterladen & Löschen

In diesem Screenshot können Sie 2 Aktionen durchführen

1.) Herunterladen = Jeder Mitarbeiter, der die OVIO-App-Consumer Rolle besitzt, kann diese Installation herunterladen.

2.) Distribution löschen = Diese Schaltfläche ist nur vorhanden mit der richtigen Rolle OVIO-App-Manager

2.5 Hinzufügen einer neuen Software

Schritt 1: Mit einem Klick auf Neu erscheint die oben angezeigte Maske. Hier müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Nachdem alles ausgefüllt würde, klickt man auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Schritt 2: Mit einem Klick auf Upload kann man eine Software aussuchen, die man hier hochladen möchte. Wahlweise kann man dies auch per Drag & Drop durchführen.

Schritt 3: Hier gibt es die Möglichkeit ein paar Screenshots auszuwählen welche dann als vorschaue Bilder hinterlegt werden. Wenn man dies nicht möchte, klickt man hier einfach auf Abbrechen.

Fazit: Nun sieht man die neue Anwendung mit der hinterlegten Beschreibung. Diese steht nun den Mitarbeitern zum Download zur Verfügung.

In diesem Modul können Administratoren die Administration der OVIO Cloud Instanz und übergeordnete Aufgaben, Warnungen, Gruppenverwaltung und vieles mehr für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen durchführen.

Um dieses Modul Administration geht es in diesem Kapitel

1. Übersicht Administration

Mit einem Klick auf das Symbol Admin. in der Funktionsleiste erhält der Administrator diese Übersicht.

2. Teilbereiche

2.1 Anzahl Geräte

Maximale Anzahl von Endgeräte setzen

In diesem Bereich kann man als Administrator bestimmen wie viele Endgeräte ein Mitarbeiter pro Konto registrieren darf, bevor diese automatisch abgewiesen werden.

2.2 Favoriten Verwalten

Favoriten erstellen

Im OVIO Assistant Browser kann man Unternehmenswebseiten als Favoriten hinterlegen, die jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Hierzu benötigt man lediglich einen Namen und eine URL zu vergeben. Mit einem Klick auf Neu legt man diesen an. Diese Einträge stehen den Mitarbeitern sofort zur Verfügung.

2.3 Warnung für Autoren

Benechrichtigungen pro Sprache

Mit diesem Dialog kann man die Autoren darüber informieren das alle wichtigen Daten vor der Aufnahme geschlossen werden sollten damit es nicht zu zufälligen nicht gewollten Aufnahmen kommen kann.

Anpassungsmöglichkeiten eine Benachrichtigung

Eine Benachrichtigung, die man so anpassen kann, wie man möchte diese wird dann vor jeder Aufnahme bei allen Autoren angezeigt.

2.4 Design Auswahl

Standard Designs von OVIO

In OVIO gibt es 3 verschiedene Designs von den man wählen kann:

1.) Skydive

2.) Spectrum

3.) Solaris (Immer als Standard aktiv)

2.5 SAML Einstellungen

SAML 2.0 Einrichtung

Diese SSO SAML 2.0 Einrichtung steht nur zur Verfügung, wenn diese zuvor mit dem OVIO-Support und Ihren Interne IT zusammen eingerichtet worden ist.

In diesem Kapitel gehen wir genauer auf die einzelnen Funktionen der Benutzerverwaltung ein. Dies beinhaltet neue Statische Nutzer anlegen und in die richtigen OVIO-Gruppen zuordnen.

Um dieses Modul Administration geht es in diesem Kapitel

1. Übersicht Benutzerverwaltung

Startseite der Benutzerverwaltung

In dieser Übersicht ist ein Testuser mit dem Namen Max Mustermann zu erkennen dieser ist vom Kontotyp Statisch, was nichts anderes heißt als er wurde durch die Weboberfläche eigenständig angelegt. Es gibt noch einen zweiten Kontotyp namens Importiert diese Art von Konten würden sich dann automatisch anlegen, wenn ein Benutzer sich durch SSO erfolgreich authentifiziert.

2. Administrationsmenu Benutzerkonten Verwalten

Das Menu erscheint, wenn man oben links in der Ecke über die 9 Punkte mit dem Mauszeiger schwebt, direkt neben dem Wort Systemverwaltung. Das Menu was wir uns im Detail anschauen werden ist die Benutzerkonten Verwaltung.

2.1 Neuen Nutzer anlegen

Übersicht der Maske zum anlegen einer neuen Statischen Benutzers

In diesem Formular sind einige Pflichtfelder zu beachten:

1.) Anmeldenamen

2.) Vorname

3.) Name

4.) E-Mail

5.) Telefon

6.) Passwort

7.) Passwort wiederholen

Bevor wir den Nutzer speichern, sollte wir diesem Berechtigungen aus den Funktionalen Rollen zuweisen ohne diese kann der Nutzer das Produkt nicht nutzen.

2.2 OVIO Funktionale Benutzergruppen

OVIO Funktionale Gruppen

2.2.1 Berechtigungen

Die Standard Funktionale Rolle ist die EPSS-Learner Gruppe und sollte jedem Mitarbeiter grundsätzlich vergeben werden.

Wichtig ist das die Gruppen App-Manager und App-Consumer zusammen vergeben werden, um das Hinzufügen von neuen Applikationen zu gestatten.

Dasselbe gilt auch für die Gruppe Learning Manager und EPSS-Learner diese Gruppen müssen immer zusammen vergeben werden.

2.3 OVIO Statische Gruppen

Statische Gruppen können je nach Belieben angelegt aktiviert, umbenannt und deaktiviert werden. Die Namensgebung und Bezeichnung sind hierbei freigestellt. Sollte Ihr Unternehmen keinen Import der internen AD / IDP Gruppen gestatten kann man diese Gruppen als alternative verwenden.