Die Versionierung in OVIO stellt eine Übersicht der beteiligten Autoren und eine Versionsnummer da. Eine erweiterte Funktion ermöglich es eine Sicherung des Prozesses zu erstellen. Diese Sicherung kann zu jedem Zeitpunkt wiederhergestellt werden. Somit könnte man verschiedene Versionsstände einsehen verwalten und sehen, wie sich der Prozess über die Jahre verändert hat.

Um diese Schaltfläche Versionen geht es hier in diesem Kapitel.

1. Versonierung Übersicht

So sieht eine Übersicht der Versionierung aus.

2. Teilbereiche

2.1 Backup erstellen

Unten hat man eine Schaltfläche Version archivieren. Sobald diese Schaltfläche betätigt wird, beginnt OVIO eine Sicherung anzulegen.

2.2 Versions Zusammensetzung

Darstellung einer aktuellen Version

Kurze Erklärung zu der Zusammensetzung der Versionsnummer 1.0.6.3:

A.) 1 = Release sind alle initialen Aufnahmen, und Archivierungen.
B.) 0 = Major sind alle anfügenden Aufnahmen.
C.) 6 = Minor sind Änderungen in der Dokumentation und Screenshots.
D.) 3 = Patch sind Metadaten und kleine Objektanpassungen wie Annotationen und deren Beschreibungen.

2.3 Historie

Übersicht der einzelnen Versionseinträge

Diese Einträge setzen sich wie folgt zusammen:

A.) Tätigkeit = Beschreibt die durchgeführte Aktion.

B.) Autor = Mitarbeiter der diese Änderung durchgeführt hat.

C.) Aktivität = Schwierigkeitsgrad der Versionsänderung.

D.) Datum = Der genaue Zeitpunkt zudem diese Änderung stattgefunden hat.

In diesem Papierkorb werden alle jemals gelöschten Aktionen, Screenshots und Annotationen dieses Prozesses aufbewahrt. Diese sind zu jedem Zeitpunkt wiederherstellbar. Wie das Ganze funktioniert, wird in diesem Kapitel erläutert.

Um diese Schaltfläche Zuweisen geht es hier in diesem Kapitel.

1. Übersicht Papierkorb

2. Teilbereiche

2.1 Gelöschte Objekte

2.2 Objekte Wiederherstellen & Informationen

Wenn man hier über einen der Schritte mit der Maus drüber zeigt, erscheinen 2 Auswahl Möglichkeiten.

1.) Wiederherstellen = Stellt die Handlung genau da wieder her wo Sie ursprünglich erzeugt wurde

2.) Informationen = Erscheint ein Fenster auf der Rechten Seite welches diese Handlung erklärt.

Übersicht wenn man auf die Informationen Schaltfläche geklickt hat bei einer der Handlung. Hier wird genau erklärt, worum es sich in diesem Schritt handelt.

1.) Schritt: 5 war in diesem Fall der 5te Schritt

2.) Aktion: Dies war ein Linker Maus Klick

3.) Name: Name des Autors

4.) UI: Woher kam der Screenshot

5.) Aufgezeichnet: Wann wurde dieser Schritt ursprünglich aufgenommen.

2.3 Papierkorb leeren

Mit dieser Schaltfläche kann man alle Handlungen endgültig löschen.

Die Zuweisungen können direkt durch den Autor erfolgen oder auch durch den Learning Manager. Dies ist eine wichtige Funktion zur Freischaltung der Prozesse an die Mitarbeiter. Ohne diesen Schritt zu tätigen werden die Mitarbeiter diesen Prozess nie zu sehen bekommen. Wie das genau geschieht, erläutern wir nun in den nächsten Abschnitten.

Um diese Schaltfläche Zuweisen geht es hier in diesem Kapitel.

1. Übersicht Zuweisungen

2. Teilbereiche

2.1 Deaktivieren des Prozesses

Mit diesem Kontrollkästchen unter dem Titel können Sie den Prozess für alle Zuweisungen deaktivieren, ohne die Berechtigungen zu entfernen.

2.2 Zuweisungen

Importierte Rolle werden von der Administration in Ihrem Unternehmen importiert und sind Ihre eigenen Gruppen, die in Ihrem Unternehmen bereits existieren.

Mit einem Klick auf das graue Kästchen vor dem Gruppennamen können Sie den Prozess Zuweisen. Mehr Aktionen werden hier nicht benötigt die Änderung findet sofort statt.

Im App-Store können Sie beliebig viele Anwendungen für Ihr Unternehmen bereitstellen. Hier wird auch der OVIO Virtual Assistant bereitgestellt der von dem OVIO Support Team erstellt wurde. Die IT-Abteilung kann hierdurch immer die aktuelle Version des Assistenten herunterladen und ggf. an die Mitarbeiter verteilen.

Symbol in der Funktionsleiste

1. Übersicht App-Store

Mit einem Klick auf das Symbol App-Store bekommt Sie die ober dargestellt Übersicht.

2. Teilbereiche

2.1 Rechtliches & Hinzufügen

Schaltflächen

Mit diesem Menu erhalten Sie 2 Möglichkeiten:

Information: Rechtlicher Hinweis

Neu: Hinzufügen einer eigenen Software

2.2 OVIO Virtual Assistant Kachel

Die angelegte Software wird als Kachel dargestellt

2.3 Software Übersicht

Mit einem Klick auf die  „OVIO Virtual Assistant“ Kachel öffnet sich auf der rechten Seite die Softwareübersicht.

Softwareübersicht

In diesem Bereich kann man die Details zu der OVIO-Software einsehen sowie Versionsnummer, Hersteller, Kontaktdaten und zugelassenen Betriebssysteme, worauf die Software ausgeführt werden kann.

2.4 Software herunterladen & Löschen

In diesem Screenshot können Sie 2 Aktionen durchführen

1.) Herunterladen = Jeder Mitarbeiter, der die OVIO-App-Consumer Rolle besitzt, kann diese Installation herunterladen.

2.) Distribution löschen = Diese Schaltfläche ist nur vorhanden mit der richtigen Rolle OVIO-App-Manager

2.5 Hinzufügen einer neuen Software

Schritt 1: Mit einem Klick auf Neu erscheint die oben angezeigte Maske. Hier müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Nachdem alles ausgefüllt würde, klickt man auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Schritt 2: Mit einem Klick auf Upload kann man eine Software aussuchen, die man hier hochladen möchte. Wahlweise kann man dies auch per Drag & Drop durchführen.

Schritt 3: Hier gibt es die Möglichkeit ein paar Screenshots auszuwählen welche dann als vorschaue Bilder hinterlegt werden. Wenn man dies nicht möchte, klickt man hier einfach auf Abbrechen.

Fazit: Nun sieht man die neue Anwendung mit der hinterlegten Beschreibung. Diese steht nun den Mitarbeitern zum Download zur Verfügung.

Das OVIO Learning Modul ist ein Slim LMS welches die Grundfunktionen eines LMS-Systems bietet. Hier können die Mitarbeiter Ihre zugewiesenen / freigegebenen Prozesse einsehen und konsumieren.

Symbol in der Funktionsleiste

1. Übersicht Learning

Mit einem Klick auf das Symbol Learning wird diese Oberfläche dargestellt.

2. Teilbereiche

2.1 Meine Aufgaben und Lernbereich

In diesem Teilbereich hat man die Möglichkeit zu sehen wie viele Applikationen, Inhalte und Kontext-Projekte einem Mitarbeiter zugewiesen sind.

2.2 Lerncontent pro Applikation

Auf der linken Seite kann man sehen welche Applikationen freigegeben wurden. Wenn man hier auf eine Applikation klickt, werden nur Prozesse aus dieser Applikation gefiltert und dargestellt. In diesem Beispiel nutzen wir Microsoft Word.

2.3 Inhalte Suchen

In der Suchleiste, wo Inhalte suchen steht kann man alle Anwendungen durchsuchen die diesem Mitarbeiter zugewiesen wurden.

2.4 Übersicht einer Lerneinheit für Mitarbeiter

Im Screenshot zu diesem Prozess kann man sehen, dass dort alle Modi Movie, Übung, Prüfung und Assistenz zur Verfügung stehen. Diese können mit einem Klick direkt abgespielt werden.

2.5 Anhänge an dieser Lerneinheit

Als letztes haben wir die Möglichkeit alle relevanten Daten zu diesem Prozess zu öffnen anhand von Anhängen wie hier die Dokumentation. Diese öffnet sich dann im Lesemodus im Browser, ohne ein Download zu tätigen.

In diesem Modul können Administratoren die Administration der OVIO Cloud Instanz und übergeordnete Aufgaben, Warnungen, Gruppenverwaltung und vieles mehr für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen durchführen.

Symbol in der Funktionsleiste

1. Übersicht Administration

Mit einem Klick auf das Symbol Admin. in der Funktionsleiste erhält der Administrator diese Übersicht.

2. Teilbereiche

2.1 Anzahl Geräte

Maximale Anzahl von Endgeräte setzen

In diesem Bereich kann man als Administrator bestimmen wie viele Endgeräte ein Mitarbeiter pro Konto registrieren darf, bevor diese automatisch abgewiesen werden.

2.2 Favoriten Verwalten

Favoriten erstellen

Im OVIO Assistant Browser kann man Unternehmenswebseiten als Favoriten hinterlegen, die jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Hierzu benötigt man lediglich einen Namen und eine URL zu vergeben. Mit einem Klick auf Neu legt man diesen an. Diese Einträge stehen den Mitarbeitern sofort zur Verfügung.

2.3 Warnung für Autoren

Benechrichtigungen pro Sprache

Mit diesem Dialog kann man die Autoren darüber informieren das alle wichtigen Daten vor der Aufnahme geschlossen werden sollten damit es nicht zu zufälligen nicht gewollten Aufnahmen kommen kann.

Anpassungsmöglichkeiten eine Benachrichtigung

Eine Benachrichtigung, die man so anpassen kann, wie man möchte diese wird dann vor jeder Aufnahme bei allen Autoren angezeigt.

2.4 Design Auswahl

Standard Designs von OVIO

In OVIO gibt es 3 verschiedene Designs von den man wählen kann:

1.) Skydive

2.) Spectrum

3.) Solaris (Immer als Standard aktiv)

2.5 SAML Einstellungen

SAML 2.0 Einrichtung

Diese SSO SAML 2.0 Einrichtung steht nur zur Verfügung, wenn diese zuvor mit dem OVIO-Support und Ihren Interne IT zusammen eingerichtet worden ist.