Hier werden wir etwas genauer auf die Schaltfläche Externe Referenzen eingehen und alle Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten im Detail beschreiben.

Um diese Schaltfläche Referenzen geht es hier in diesem Kapitel.

1. Referenzen Übersicht

Übersicht Referenzen

2. Teilbereiche

In diesem Feld wird der Name der Referenz eingetragen dieser erscheint dann in den Ergebnissen als Anzeigenamen.

Im Referenzwert wird das gewünschte Ziel eingegeben in Form von Webseiten Adresse, Telefonnummer oder E-Mail.

Dieses Feld wird automatisch befüllt so bald OVIO erkannt hat um welche Referenzart es sich handelt. Mit einem Klick auf die erkannte Variante wird dies zur Liste hinzugefügt.

Übersicht der Referenzliste

Die Liste zeigt alle bereits vorhandenen Referenzen an und wird beim Hinzufügen von zusätzlichen Einträgen erweitert. Was wir hier noch sehen können, ist das OVIO erkennt um welche Referenzart es sich handelt und dementsprechend automatisch das zugehörige Standardsystem zu öffnen in dem es ausgeführt werden kann.

Hier gibt es 3 Varianten:

1.) Webseite = Standard-Browser oder im OVIO Bowser

2.) Telefonnummer = öffnet vom Mitarbeiter die Telefonsoftware

3.) E-Mail = öffnet das Standardprogramm in dem E-Mails verschickt werden

Kommen wir nun zur Vorschau diese Funktion kann von den Autoren genutzt werden, um die Darstellung des geöffneten Prozesses auf diversen Endgeräten zu testen. Ein wichtiger Modus hierbei ist die Vorschau für den Assistenten.

Um diese Schaltfläche Vorschau geht es hier in diesem Kapitel.

1. Vorschau Übersicht

Der Start Bildschirm der Vorschau

2. Teilbereiche

2.1 Endgeräte Auswahl

In dem Dropdown Menu kann man ein Endgerät wählen und nachprüfen, wie der Prozess in diesem aussehen würde.

2.2 Modi Auswahl

Die Auswahlleiste der verschiedenen Modi

Das Symbol für den Movie Modus

Das Symbol für den Assistenz Modus

Das Symbol für den Trainings Modus

Das Symbol für den Prüfungsmodus

2.3 Autostart

Wenn der Autoplay aktiviert ist, startet der gewählte Modus ohne Einstellungsoptionen und nimmt hierbei den Standard.

3. Modi Optionen ohne Autostart (Standard)

3.1 Movie Modus

1.) Stimmenauswahl: Hier kann man aus den installierten Stimmen des Betriebssystems wählen. Wenn man diesen Modus im Webbrowser Microsoft Edge oder Google Chrome startet, erhält man hier Onlinestimmen.

2.) Lautstärke Stimme: Dies legt die Wiedergabe Lautstärke des gesprochen Texts fest. Dieser ist standardgemäß auf Lautlos gesetzt, somit erscheint ein Untertiteltext zu dem gesprochenen Text.

3.) Eingaben: Hiermit können Sie die Systemeingabe Lautstärke wie Klicks oder Tastatur Eingaben festlegen.

4.) Wiedergabegeschwindigkeit: Hiermit den Prozess schneller oder langsamer abspielen.

5.) Automatisch Skalieren: Dieser Modus ist standardgemäß aktiviert welches dafür sorgt das Größe Screenshots in den Anzeigebereich skaliert werden.

3.2 Assistenz Modus

Im Assistenz Modus gibt es 2 Einstellungen:

1.) Stimmenauswahl: Hier kann man aus den installierten Stimmen des Betriebssystems wählen. Wenn man diesen Modus im Webbrowser Microsoft Edge oder Google Chrome startet, erhält man hier Onlinestimmen.

2.) Lautstärke: Dies legt die Wiedergabe Lautstärke des gesprochen Texts fest.

3.3 Training Modus

Im Trainings Modus gibt mehrere Auswahlmöglichkeiten:

1.) Stimmenauswahl: Hier kann man aus den installierten Stimmen des Betriebssystems wählen. Wenn man diesen Modus im Webbrowser Microsoft Edge oder Google Chrome startet, erhält man hier Onlinestimmen.

2.) Lautstärke Stimme: Dies legt die Wiedergabe Lautstärke des gesprochen Texts fest.

3.) Wiedergabegeschwindigkeit: Hiermit den Prozess schneller oder langsamer abspielen.

Hier gibt es noch einen Unterschied es stehen 3 verschiedene Trainings Modi zur Verfügung:

A. Training mit Hilfestellungen = Bei Fehlern gibt OVIO eine Hilfestellung

B. Training ohne Hilfestellungen = Bei Fehlern gibt es keine Hilfestellungen mehr.

C. Simuliertes Examen = Simuliert eine Prüfung und die Ergebnisse werden nicht gespeichert.

3.4 Prüfung Modus

Im Prüfungs Modus steht folgende Auswahl zur Verfügung:

1.) Stimmenauswahl: Hier kann man aus den installierten Stimmen des Betriebssystems wählen. Wenn man diesen Modus im Webbrowser Microsoft Edge oder Google Chrome startet, erhält man hier Onlinestimmen.

2.) Lautstärke Stimme: Dies legt die Wiedergabe Lautstärke des gesprochen Texts fest.

3.) Wiedergabegeschwindigkeit: Hiermit den Prozess schneller oder langsamer abspielen.

Mit der Einfügen Option besteht die Möglichkeit die Prozesse mit mehreren Annotationen zusätzlich zu bestücken. Nicht nur das es ist auch möglich eine zusätzliche Tonspur zu hinterlegen. Dazu gibt es 2 Möglichkeiten einmal vor Beginn eines Schritts (Intro) und einmal danach (Outro). Diese unterteilen sich in mehrere Arten und Farben, die in diesem Kapitel erläutert werden.

Um diese Schaltfläche Einfügen geht es hier in diesem Kapitel.

1. Übersicht Einfügen

Übersicht Einfügen Menu

Es gibt 3 verschiedene Arten von Erklärungen und ein Stimme die man zusätzlich einfügen kann.

2 Teilbereiche

2.1 Am Ende oder Anfang einfügen

Intro oder Outro Abfrage

Vor jedem einfügen werden Sie gefragt, ob diese Annotation oder Stimme vor (Intro) oder nach (Outro) der eigentlich aufgezeichneten Aktion erscheinen soll. Diese neuen Annotationen & Sprachen werden systematisch hochgezählt und in der Reihenfolge werden Sie dann auch abgespielt.

2.2 Annotations Arten & Farben

Beispiele aller Annotationen & Stimme

Jeder Rahmen und jede Annotation besitzen die Möglichkeit sich in der Größe und Position zu ändern. Dies kann anhand der roten Punkte an den Ecken erzielt werden. Die Zahlen an den linken Ecken Symbolisieren die Reihenfolge in dem Sie abgespielt werden.

2.3 Rechtsklick Optionen

Rechtsklick Menu

Dieses Optionsmenu öffnet sich mit einem Rechten Mausklick auf die Umrandung oder Annotation:

1.) Rahmen: Dieser kann bei Bedarf ein oder ausgeschaltet werden.

2.) Umgebung dimmen: Blendet den Hintergrund aus und hebt den markierten Bereich hervor.

3.) Annotation: Blendet die Annotation aus oder ein.

4.) Spike: Deaktiviert die Spitze der Annotation.

5.) Löschen: Entfernt die Annotation und verschieb diese in den Papierkorb.

Hierzu ist zu beachten, dass mindestens einer der 3 Optionen Rahmen, Annotation oder Spike aktiviert bleibt sonst wäre die Annotation nicht mehr erreichbar.

2.4 Doppelklick auf Annotation

Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Annotation öffnet sich das Bearbeitungsfenster

Hier stehen Ihnen diverse Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

1.)     Formatierungsleiste = Wie in jedem Texteditor (Schriftart, Größe, Farbe uvm.) kann hier geändert werden.

2.)     Anzeige = Angezeigter Text in der Annotation.

3.)     Vertonung = Gesprochener Text to Speech in einer Simulation.

!!! Der Text der in der Vertonung steht wird auch automatisch in der Dokumentation übernommen. !!!

4.)     Ton Symbol = Hier kann die Wiedergabe des Textes in Sprache abgehört werden.

5.)     Optionen = Schaltfläche fertig speichert die Änderungen. Schaltfläche Abbrechen verwirft alle Änderungen.

2.5 Annotationen im Detail

Eine neutrale Annotation ist Weiss

Eine informative Annotation ist Gelb

Eine wichtige Annotation ist Rot

Eine Stimme / Voiceover ist grau

2.6 Stimme im Detail

Bearbeitungsmenu der Stimme

Mit einem Doppelklick auf die Stimme / Voiceover öffnet sich ein eigenes Menu zur Bearbeitung:

1.)     Vertonung = Gesprochener Text in der Simulation.

2.)     Ton Symbol = Hier kann die Wiedergabe des Text angehört werden.

3.)     Additive Pause = Intervall in dem man eine Wartezeit einführen kann.

4.)     Schaltflächen = Schaltfläche Fertig = Speichern, Schaltfläche Abbrechen = verwirft alle Änderungen

Hiermit können Sie gesamte Applikationen eigenhändig modellieren oder Ihren aufgenommenen Prozess ergänzen. Fügen Sie eine PowerPoint Folie oder jedes beliebige Bild einfach per Copy & Paste zu Ihrem Prozess hinzu. Um das Menu Erstellen zu öffnen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger über die Schaltfläche. In diesem Kapitel erklären wir die Funktionen der einzelnen Auswahlmöglichkeiten. Dies ist auch sehr interessant um Non-IT Themen zu Gestallten.

Um diese Schaltfläche Erstellen geht es hier in diesem Kapitel.

1. Erstellen Übersicht

Der zweite Teil des Menüs

2. Folienarten & Funktionen

2.1 Standard Folie

Mit einem Klick auf Standard-Folie erhält man ein Modal wie in diesem Screenshot angezeigt. Diese Folie ist vergleichbar mit PowerPoint und somit eine sehr mächtige Ergänzung zu einem Prozess. Animationen, Zeit Steuerungen uvm. können Sie hiermit realisieren.

1.) Eine Bilddatei kann man hochladen, indem man die Schaltfläche „Von Datei“ klickt oder ein Bild aus der Zwischenablage einfügt mit STRG+V.

2.) Wahlweise kann man den hacken setzen Am Anfang anfügen um dieses Bild als ersten Schritt in diesem Prozess anzufügen.

3.) Formatierungsmöglichkeiten wie Hintergrund, Größe oder Clear könnte hier angewendet werden.

2.2 Funktionstaste

Übersicht Tastenkombination

Mit dem Baustein Funktionstaste können Sie beliebige Tastenkombinationen zu Ihrem Prozess hinzufügen. In der visuellen Darstellung werden die ausgewählten Tasten hervorgehoben. Bestätigen Sie die Erstellung der von Ihnen ausgewählten Kombination durch einen Klick auf die Schaltfläche „Anwenden“.

2.3 Zeicheneingabe

Übersicht Zeicheneingabe

Mit der Zeicheneingabe haben Sie 3 verschiedene Möglichkeiten:

1.) Einzeilige Eingabe: Sie können eine Zeile hinzufügen.

2.) Mehrzeilige Eingabe: Wenn Sie den Schieberegler Mehrzeilig aktivieren können Sie beliebig viel Zeilen einfügen.

3.) Passwort Eingabe:  Dieser Schieberegler kann aktiviert werden um eine Eingabe als Passwort zu definieren dieses wird anonymisiert dargestellt.

2.4 Klick Einfügen

Diese 3 Klick Simulationen haben dasselbe Modal und die Optionen bleiben dieselben.

2.5 Drag & Drop Einfügen

Diese 3 Drag & Drop Simulationen haben dasselbe Modal und die Optionen bleiben dieselben.

In diesem Kapitel gehen wir näher auf die KI-Dienste ein. Aktuell bezieht sich das auf die automatische Übersetzung, womit man beliebige Prozesse in eine andere Sprache voll automatisch übersetzen kann. Die das Ganze funktioniert erläutern wir in diesem Kapitel.

Um diese Schaltfläche KI Service geht es hier in diesem Kapitel.

1. KI Service Menu

Übersicht KI Service

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche „Schnell-Übersetzung“ öffnet sich das Modal der Übersetzung. In diesem kann man einige Einstellungen tätigen, auf die wir nun näher eingehen.

2. Übersetzungsmodal

Übersicht Übersetzungsmodal

2.1 Dienste

Registrierte Dienste

Die Dienste, die Ihnen hier zur Verfügung stehen werde durch Ihre Firmen interne IT-Abteilung bestimmt. Diese Funktion steht ausschließlich nur den Autoren zur Verfügung und müssen bei dem jeweiligen Anbieter registriert werden.

OVIO unterstützt aktuell folgende Plattformen:

1.) AI Free (Ist der OVIO interne kostenlose Dienst)

2.) DeepL

3.) Google Translate

4.) Microsoft Translate

2.2 Zielsprache

Übersicht Zielsprache

In diesem Auswahlbereich kann man die Zielsprache auswählen in den der Prozess übersetzt werden soll. Hierbei ist zu beachten das dieser auch automatisch in die richtige Bibliothek der ausgewählten Sprache abgelegt wird und nur dort auffindbar ist. Wahlweise kann man noch eine Korrektur anfordern, die den aktuellen Text optimiert.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche ausführen erscheint eine Fortschrittsleiste bis der Prozess abgeschlossen ist. Danach öffnet sich der neu übersetzte Projekt in einem neuen Browser Tab zur Durchsicht.

Die Funktion Dokumente ist mit einer der wichtigsten Funktionen von OVIO. Hieraus können Prozess Dokumentationen erzeugt werden, um z.B. eine ISO-Zertifizierung zu erlangen. Die Erstellungen dieser Dokumentationen erfolgen voll automatisch mit einem Klick und werden aus den aufgenommenen Prozessen abgeleitet. Hierbei kommt der Text, der in jedem Schritt unter der Vertonung steht zu tragen. Welche Funktionen und Möglichkeiten es gibt werden wir in diesem Kapitel erklären.

Um diese Schaltfläche Dokumente geht es hier in diesem Kapitel.

1. Übersicht Dokumente

Übersicht Dokumente Menü

Sobald man mit dem Mauszeiger über das Dokumente Symbol zeigt, öffnet sich diese Ansicht. Hierbei hat man bereits vorgefertigte Vorlagen an Dokumentationsarten. Mit einem Klick auf die gewünschte Vorlage wird diese Dokumentation voll automatisch generiert und öffnet sich im Bearbeitungsmodus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Dokumente öffnet sich der Dokumenten Generator und man kann hier nach Belieben eigene Dokumentationen zusammenstellen.

Übersicht Dokumentengenerator

2. Teilbereiche

2.1 Dokumenten Liste

Linker Teilbereich des Dokumentengenerators

Der große weiße Bereich an der linken Seite wird erst gefüllt, sobald eine Dokumentation erstellt wurde. Alle jemals erstellten Dokumente werden hier angezeigt.

2.2 Dokumenten Schaltflächen

2.3 Dokumenten Vorlagen

Teilbereich Dokumentenvorlagen

1.) In der Template Übersicht kann man im ersten Feld Bezeichnung den Dokumentennamen vergeben.

2.) Mit einem Klick auf „Anwenden“ auf einer der Schaltflächen unter Automatische Vorlagenkollektionen wir dieser Dokumententyp erstellt.

Diese Vorlagen sind genau dieselben wie in dem Dokumente Menu angezeigt werden:

2.4 Benutzerdefinierte Dokumente erstellen

Teilbereich Individuell konfigurieren

Sollten die Vorlagen nicht genug sein kann man Eigene zusammenstellen unter dem Punkt Individuell konfigurieren. Hier hat man die Möglichkeit einzelne Seiten hinzuzufügen und diese dann unter „Reihenfolge anpassen“ zu sortieren.

Hinzufügen und generieren = Heißt das die ausgewählten Seiten direkt verarbeitet werden sollen und die Dokumentation sofort erstellt wird.

Zur Auftragsliste hinzufügen = Hier könnte man mehrere Dokumentationsvarianten erstellen und zu einer Generationswarteschleife hinzufügen. Nachdem man alle gewünschten Dokumente in die Auftragsliste hinzugefügt hat, klickt man auf Hinzufügen und generieren.

Abbrechen = Verwirft alles und kehrt zum Startbildschirm der Dokumentationserstellung zurück.

2.5 Dokumenten Bearbeitungsmenu

Übersicht Dokumenten Menu

Nachdem eine Dokumentation erstellt wurde, erhält man die Möglichkeit ein Menu mit mehreren Optionen zu öffnen, indem man auf die 3 Punkte neben dem Dokument klickt. Hier gibt es 5 Optionen:

1.) Bearbeiten = Öffnet die Dokumentation im Bearbeitungsmodus.

2.) Mit Vollbild bearbeiten = Öffnet einen neuen Tab wo nur die Dokumentation zur Bearbeitung angezeigt wird.

3.) Im Lesemodus öffnen = Den OVIO-Dokumenten Lese Modus öffnen.

4.) Umbenennen = Die Möglichkeit den Namen für die Dokumentation zu ändern.

5.) Löschen = Entfernt die Dokumentation diese ist ohne Sicherung nicht mehr wiederherstellbar.

2.6 Dokumenten Vorschau & Bearbeitung

Übersicht Vorschau & Bearbeitung

Eine Vorschau wie der Bearbeitungsmodus aussieht. Hier hat man alle Möglichkeit wie in Microsoft Word diese Dokumentation so anzupassen, wie man es möchte.